Cycle de vie d'un projet

Cette page énumère les étapes importantes dans le cycle de vie d'un projet et constitue une aide pour tous les porteurs de projets Erasmus+.

Les points énumérés ci-dessous représentent les éléments centraux des obligations du bénéficiaire et ne sont pas exhaustifs. Nous vous invitons à lire l'intégralité des documents en relation avec la convention.

Tous les documents et outils mentionnés sont disponibles sur cette page ou sous les liens indiqués.

Avant la rédaction d'un projet

Avant de se lancer dans la rédaction d’un projet Erasmus+, les démarches suivantes sont indispensables :

  • Consultez le guide du programme pour avoir une première notion des objectifs, priorités et critères formels du programme Erasmus+.
  • Créez vous un compte ECAS (European Commission Authentification Service). Ensuite, enregistrez votre organisation sur le « Participant portal » pour obtenir un «PIC» (Participant Identification Code). Tous les partenaires impliqués dans un projet Erasmus+ doivent impérativement avoir un tel code qui sera valable pour la durée entière du programme (2014-2020) et donc pour toute demande future. Lien vers « Un code PIC en 4 étapes »

Rédiger et soumettre une demande

Les chargés de projets Erasmus+ auprès du Service National de la Jeunesse se tiennent à votre entière disposition pour toute question relative à votre demande Erasmus+. Voici quelques tuyaux qui pourront vous aider:

 

Comment décrire votre projet ?

  • Formulez votre demande de façon simple et précise. Il faut qu’elle soit compréhensible pour une personne externe qui ne connait pas le contenu de votre projet.
  • Les différentes rubriques du formulaire de demande ont une certaine structure que vous devez respecter dans vos réponses/descriptions. Essayez d’y inclure toutes les informations demandées, et uniquement celles-ci.
  • Pour la majorité des postes budgétaires, le programme Erasmus+ prévoit des coûts unitaires (cf. guide du programme). Le forfait pour les frais de voyage varie selon la distance parcourue et doit être calculé à l’aide de l’outil officiel « Distance calculator ».

Comment soumettre votre projet?

  • Seules les demandes soumises en ligne utilisant les formulaires officiels sont recevables.
  • Assurez vous d’utiliser la version actualisée du formulaire de demande. En effet une nouvelle version est publiée pour chaque date limite!
  • Mettez en pièces jointes toutes les annexes requises. (cf. « Checklist » dans le formulaire de demande)
  • Respectez impérativement les dates limites affichées sur la page d’accueil du site internet de l’Agence nationale (AN), pour soumettre votre projet. L’heure de soumission des formulaires électroniques est toujours fixée à 12 heures (midi, heure de Bruxelles). Commencez le téléchargement de la demande à temps, juste avant la clôture des soumissions, le serveur de la Commission pourra être très chargé. Les demandes tardives ne pourront pas être acceptées.

De la soumission au contrat signé

Après leur soumission, les demandes seront d’abord évaluées par des experts et ensuite présentées à un comité d’évaluation indépendant, composé de représentants de différentes organisations de jeunesse luxembourgeoises. Celui-ci décidera finalement si un projet est accepté ou non.

 

  • Après la soumission de votre projet vous recevrez un « Accusé de réception » pour confirmer la bonne réception de votre demande. Le cas échéant, l'Agence Nationale pourrait vous demander de fournir des documents manquants.
  • Au plus tard 2 mois après la date limite vous serez informés de la décision du comité d’évaluation.
  • Avec l’accord du comité d'évaluation vous recevrez la « Convention de subvention », éditée en trois exemplaires. Celle-ci devra être signée par le représentant légal et retournée à l’Agence nationale (AN) andéans les 15 jours après la réception.
  • Nous vous conseillons fortement de lire le contrat attentivement dans sa totalité. Non seulement pour être au courant de vos obligations vis-à-vis de l’AN mais aussi du budget effectivement retenu, celui-ci n’étant pas nécessairement identique au montant initialement demandé par vous.
  • Les porteurs de projets de service volontaire sont tenus d'établir un accord de partenariat entre l'organisation d'envoi, l'organisation d'accueil et le volontaire. Cet accord de partenariat doit être signé par les trois parties et retourné à l'AN. Aucun pré-financement ne pourra être versé avant la réception de cet accord.

Diffusion et exploitation des résultats

  • Pendant l'exécution du projet, le bénéficiaire est tenu de porter une attention particulière à la visibilité du soutien financier du programme, repris sous l'article I.9 de la convention financière et l'article II.5 des conditions générales :

- Le logo du programme ERASMUS+ / Jeunesse en action doit figurer impérativement sur toute publication en relation avec le projet. Il est téléchargeable sous la rubrique Publications/Visibilité du site internet de l’AN.

- La clause de non-responsabilité suivante doit figurer sur les pages intérieures des publications et études : «Le soutien apporté par la Commission européenne à la production de la présente publication ne vaut en rien approbation de son contenu, qui reflète uniquement le point de vue des auteurs; la Commission ne peut être tenue responsable d’une quelconque utilisation qui serait faite des informations contenues dans la présente publication.»

 

  • Lors de la remise des rapports finaux, les bénéficiaires sont invités :

- à remettre des pièces ou informations relatives aux démarches de promotion/visibilité, soit en format électronique, soit en format papier (vos propres communiqués de presse, des coupons d'articles parus, liens vers les archives Internet d'émissions radio ou télé)

- à indiquer les liens web des sites internet qui documentent les projets et reprennent les logos ou de produire des « screen-shots » sur papier des pages concernées

 

Clôture du projet

  • Le rapport final avec les pièces justificatives et complémentaires du projet doit être soumis impérativement deux mois après la fin du projet et conformément aux clauses de l'article I.5 de la convention financière du projet en cours. L'absence d'un rapport final peut entraîner la résiliation de la convention financière et le recouvrement du préfinancement de 80% du projet.

- Le rapport final doit être fait en ligne à l’aide de l’outil « Mobilitiy Tool+ »

- Dans la rubrique Publications/Documents utiles vous trouverez un manuel ainsi que des explications additionnelles

- Il nous faut absolument la liste des participants avec les informations suivantes : nom, prénom, date de naissance, sexe, pays d’origine, organisation, date d’arrivée, date de départ et signature. Modèle disponible dans la rubrique Publications/Documents utiles.

- Pour les frais qui ne sont pas remboursés sur base de coûts unitaires (exceptional costs, special needs support, …) il nous faut les pièces justificatives (factures et preuves de paiement : virements, factures acquittées).

 

  • Le Luxembourg participe au projet RAY de l'Université d'Innsbruck, projet multinational pour évaluer l'impact du programme Jeunesse en action. Les porteurs de projet sont tenus de remplir un listing électronique avec les données des participants. Ce listing est téléchargeable sur notre site internet. Il fait partie intégrante du rapport final et l'Agence nationale (AN) se réserve le droit de ne payer le solde du projet qu'à la réception du listing électronique.

 

  • Nous encourageons tous les porteurs de projet à promouvoir activement le Youthpass auprès des participants. L’utilisation de cet outil européen pour la reconnaissance des apprentissages non formels et informels est considérée comme extrêmement importante pour la qualité de chaque projet Erasmus+. Pour plus d’informations veuillez visiter le site offciel du Youthpass.

 

Modification ou résiliation du contrat

  • Le porteur de projet est tenu d’informer l’AN de tout changement majeur (date, lieu, etc.) du projet accordé. Dans certain cas (p.ex. : changement de partenaire) un avenant à la convention initiale sera nécessaire.
  • En règle générale, l'AN peut décider de résilier la convention, sans indemnité quelconque de sa part lorsque le bénéficiaire n'exécute pas une des obligations substantielles qui lui incombent conformément aux dispositions de la convention, y compris ses annexes (cf. articles II.11 et II.12 des conditions générales en vigueur).